Varje enskild transaktion i systemet kan kopplas till en specifik individ. Vid automatiska konteringar och betalningsavprickningar sker detta av sig självt men det kan även göras i samband med manuella konteringar. Denna koppling kan sedan utnyttjas för att visa olika ekonomiska rapporter uppdelat per individ, exempelvis reseförskott, presentkort, tillgodohavanden, löneutbetalningar, skatter och avgifter mm.
Alla konton dit det finns transaktioner registrerade med kopplingar till specifika individer kan delas upp per individ, oavsett om kontot är markerat för uppföljning per individ eller inte. Om kontot är markerat för uppföljning av balans per individ så visas däremot balansen automatiskt i olika vyer och översikter, t ex:
I adressboken och anmälan När man plockar upp en person i adressboken eller en enskild anmälan/bokning så visas direkt där resterade balanser för alla konton som är markerade för uppföljning per person. Ni kan även direkt i anmälningslistor välja att visa eventuella tillgodohavanden.
I rapporten "Balanser per person" I den speciella rapporten "Balanser per person" i ekonomimodulen så finns det möjlighet att se balanser för samtliga konton per individ men de konton som har markerats för detta visas först i listan för snabbare val.
Vill man markera ett konto för uppföljning per person så görs detta via sidan "Redigera konto".
Ni kan välja att låta systemet automatiskt plocka pengar som finns innestående på ett konto då en individ skall betala för en aktivitet.
Ni gör detta genom att från kontoplanen plocka upp kontot för redigering och markera "Belasta automatiskt vid betalkrav". Då en individ antas till en aktivitet och så dras då hela eller delar av aktivitetsavgiften från befintliga tillgodohavanden innan betalningsavin skickas.
Ni kan ha flera olika konton som ni automatiskt drar avgifter ifrån. Finns på det sättet flera alternativa konton att dra ifrån väljs i först hand det konto med minst innestående medel.
En möjlighet är att lägga upp en aktivitet i webbanmälan som heter "Boka presentkort" eller liknande. I inställningarna för aktiviteten väljer ni att inbetalningen automatsikt skall bokföras på kontot "Presentkort". När samma person som fått presentkortet sedan bokar och antas till en annan aktivitet kommer presentkortskontot automatiskt att användas för betalningen.
Om exempelvis en individ som redan betalt för en aktivitet blir sjuk kan de som är ansvariga för aktiviteten välja att först nolla eller reducera priset individen skall betala och därefter placera det som betalats utöver det på ett tillgodokonto. Detta kan göras av behöriga kursadministratörer från aktivitetsmodulen utan någon kunskap om bokföring.
Om någon via bankgirot betalar mer pengar än förväntat kommer transaktionen att ligga kvar för manuell hantering. Från avprickningsfunktionen är det enkelt att sätta upp den överskjutande betalningen som ett tillgodohavande på en individ.
Om exempelvis någon redovisar kvitton för utlägg de haft för organisationen är det ofta smidigt att först bokföra beloppet som ett tillgodohavande. Det gör det tydligt spårbart och själva utbetalningen kan ske vid ett senare tillfälle. Om individen planerar att anmäla sig till en aktivitet kan man också låta systemet automatiskt reglera tillgodohavanden då individen antas till aktiviteten.
