Avanmälan från en aktivitet

Om en deltagare meddelat er att den inte kan delta och vill avanmälas kan ni göra på följande sätt:

1. I sökrutan uppe i högra hörnet skriver ni in personen namn, e-postadress eller personnummer och söker. Eftersom personen är anmäld bör ni hitta personen direkt.
2. I personöversikten finns en lista med individens anmälningar. Markera den eller de anmälningar det gäller genom att bocka för rutan längst till vänster.
3. I listans underkant hittar ni rullisten ”Med markerade”. Där väljer ni ett av de tre alternativen ”Avanmäld – Hela avgiften kvarstår”, ”Avanmäld – Anm.avgift kvarstår” eller ”Avanmäld – Ingen betalning krävs”. Klicka på ”Verkställ”.

Observera att ”Avanmäld – Hela avgiften kvarstår” innebär att hela den tidigare uppgjorda avgiften fortfarande skall betalas i sin helhet. Skall personen inte betala något alls och få tillbaka pengar som eventuellt redan betalats så väljer ni ”Avanmäld – Ingen betalning krävs”. Vill ni ta ut en administrativ avgift och lagt upp en anmälningsavgift på aktiviteten väljer ni ”Avanmäld – Anm.avgift kvarstår”.

Om endast delar av en aktivitet skall betalas

Exempel: En person anmält sig till en kurs som kostar 1 000 kr och omfattar tio kurstillfällen. Personen deltar i sju kurstillfällen men kan därefter inte fortsätta och ni går med på att deltagaren bara skall betala 700 kr för kursen. Då ändrar ni uppgjort pris på anmälan till 700 kr och sparar. Sedan väljer ni  ”Avanmäld – Hela avgiften kvarstår” enligt ovan. Hela avgiften är alltså hela det uppgjorda priset på 700 kr. Om personen redan hunnit betala 1 000 kr kommer den automatiskt att få 300 kr tillgodo till kommande kurser.

Redan gjorda inbetalningar hanteras med automatik

Om ni i kontoplan skapat ett konton för automatisk hantering av tillgodohavanden så bokförs automatisk en ombokning av inbetalda kursavgifter till ett tillgodohavande. Tillgodohavandet syns både på personöversikten i ekonomiska rapporter över aktuella tillgodohavanden.

Om personen anmäler sig till en annan aktivitet kommer tillgodohavandet att dras ifrån kursavgiften och bokföringsunderlag kommer att genereras. Detta sker helt automatiskt genom att systemet vid anmälan känner igen personen och vet att den har ett aktuellt tillgodohavande.

Om pengarna skall återbetalas

Även om pengarna skall återbetalas är det smidigare att först skapa ett tillgodohavande enligt ovan och sedan utifrån en rapporten över tillgodohavanden (”Balanser per person”) hämta underlag för återbetalningen. Därifrån är det också väldigt enkelt att bokföra genomförda återbetalningar.