Tidigare meddelanden, nyheter och uppdateringar

Förvald kryssruta på sidan för att redigera anmälan om att skicka info om status ändras

Liksom tidigare finns det en kryssryta på anmälningslistor och under anmälningarna på personöversikten med texten "Skicka info med e-post om status ändras". En likadan kryssruta finns nu på sidan "Redigera anmälan" invid statusvalet och är som standard ikryssad. Ni måste alltså aktivt bocka ur denna om ni inte vill mejla information då ni ändrar status via redigeringssidan.

Info skickas som standard då anmälda placeras på kö

Om en anmälan som inkommit via webben men som ännu inte handlagts placeras på kö eller tilldelas ett könummer, oavsett detta sker via anmälningslistan, personöversikten eller vid redigering av en enskild anmälan, så skickas som standard information med e-post till deltagaren om detta. För att stoppa detta måste man aktivt klicka ur kryssruten "Skicka info med e-post om status ändras".

Licens för tävlingsåret måste registreras innan anmälningsformulär kan skrivas ut

För att en tävlande skall komma med på det anmälningsformulär som skall skickas till tävlingsledaren så måste den tävlande ha en licens registrerad i SwingWeb. Licensen måste vara giltig under tävlingsdagen. Om exempelvis tävlingen genomförs år 2010-01-30 måste personen ha en licens för år 2010 registrerad hos klubben som är giltig det datumet. Att den tävlande hade licens år 2009 räcker alltså inte utan innan ni kan hämta ut anmälningsformuläret måste ni i SwingWeb förnya licensen för år 2010.

Licenser måste både registreras i SwingWeb och ansökas som vanligt hos förbundet

När detta skrivs så finns ingen direktkoppling mellan SwingWebs och Danssportförbundets (DSF:s) licenshantering utan licenser måste ansökas som vanligt hos förbundet och därutöver registreras i SwingWeb så att SwingWeb vet vilken klubb olika dansare tävlar för vid olika tävlingar. I vilken ordning detta sker spelar dock ingen roll. SwingWebs licensregister synkronisteras sedan med någon månads mellanrum med licensregistret som finns hos förbundet varvid licensuppgifterna från förbundet ersätter de i SwingWeb motsvarande manuellt registrerade licenserna.

Enklare förnyelse av licenser i SwingWeb

Förnyade licenser kan registreras i klump direkt från dansar- eller licenslistan i SwingWeb. Ni behöver alltså inte gå in på varje enskild individ för att göra det. I de båda listorna framgår även den senast giltiga licensen för respektive dansare, t ex om licensen redan har förnyats eller inte. SwingWeb kommer inte heller att dubbelregistrera licenser via listorna utan om ni försöker förnya en licens inför exempelvis år 2010 för en person som redan har licens 2010 så kommer det inte att hända något alls.

Start > Tävling > Administration > Licenser (inloggning krävs)

Automatisk betalningsavprickning

Sedan mitten av februari har Swingkatten börjat använda de nya funktionerna för OCR-hantering, överföring av betalinformation från Bankgirot och automatisk betalningsavprickning.

Liksom tidigare kan jag som kassör i föreningen Swingkatten lugnt se på hur personer som blir antagna till våra kurser automatiskt får betalningsavier med e-post. Det nya är att så snart de betalar via Bankgirot så överförs information om detta från Bankgirots servrar till SwingWebs servrar. Genom OCR-hanteringen matchas referensnumret vid betalningen mot anmälan varpå kvitto skickas och betalningen bokförs. Kommer inte betalningen in i tid skickas däremot en betalningspåminnelse. Detta gör att mer än 90% av alla ekonomiska transaktioner i Swingkatten nu sker utan att jag eller någon annan administratör behöver lyfta ett finger.

Överföring och avprickning sker flera gånger per dag vilket gör att tiden mellan betalning och registrering blir minimal. Den som är ansvarig för betalningsavprickning behöver alltså inte längre logga var och varannan dag.

De nya betalningsfunktionerna kommer att innefattas i kostnaden för bastjänsten. I princip kan ni aktivera OCR-hantering och banköverföring utan att kontakta SwingWebs support men vi rekommenderar att ni ändå gör det för att säkerställa att allt blir rätt. Avtal om filöverföring från ett eller flera bankgironummer måste också tecknas med er egen bank men det medför ingen extra kostnad utöver kostanden för att ha ett bankgiro.

Mer information om överföring av bankuppgifter och betalningsavprickning

Hantering av födelsedata och personnummer

I grundinställningarna för den egna organisationen kan ni välja vilka om födelsedata och personnummer skall efterfrågas och eventuellt också krävas i samband med anmälan till aktiviteter. Alternativen är ”fullständigt personnummer”, ”dag, månad och år”, ”månad plus dag i månad” och ”inget alls”. För alla idrottsföreningar och för organisationer som arbetar med studieförbund rekommenderas att ni kräver fullständigt personnummer eftersom ni annars inte kommer att kunna söka aktivitetsstöd mm för verksamheten. Vi rekommenderar också att alla kräver minst ”dag och dag i månad” eftersom det annars är omöjligt att särskilja mellan två personer som båda heter exempelvis Maria Andersson.

Redigera inställningar för personnummer/födelsedata (inloggning krävs)

Omarbetad datapolicy

Datapolicyn som alla som anmäler sig via SwingWeb måste godkänna har gjorts mer specifik och detaljerad. Vänligen kontrollera att ni som använder SwingWeb aldrig lämnar ut egna datapolicydokument som står i konflikt med SwingWebs datapolicy.

SwingWebs omarbetade datapolicy

Gemensam utskrift av närvarolistor till flera aktiviteter

Administratörer som ofta skriver närvarolistor till femtio eller hundra parallella kurser har efterfrågat en möjlighet att skriva ut närvarolistor för ett urval av kurser utan att öppna varje enskild kurs. Därför kan nu utskrifter göras direkt från kursöversikten. Sök fram ett lämpligt urval av kurser, markera alla eller några och välj ”Skriv ut närvarolistor”. Det går också att skicka närvarolistorna till en Excel-fil om ni föredrar det.

Kursöversikt med möjlighet att skriva ut närvarolistor (inloggning krävs)

Uppföljning av kontobalanser per individ

Nu är det enkelt att på individbasis följa upp reseförskott, presentkort, tillgodohavanden, löneutbetalningar mm. Mer info finns på sidan Hjälp > Ekonomi > Kontoplan > Balans per person

Automatisk momsredovisning

Från och med årsskiftet sker det vid avprickning av inkomna betalningar, för t ex kursavgifter, automatiskt en avsättning för moms i bokföringen. Momsen kan vid behov ändras för enskilda aktiviteter, t ex nollas vid försäljning av presentkort eftersom de inte skall momsredovisas. Även om inte den slutgiltiga bokföringen inte sker i SwingWeb så underlättar detta fortfarande eftersom momsredovisningen följer med vid export av data till andra bokföringsprogram. Ni som ännu inte behöver redovisa moms påverkas givetvis inte alls av detta.

Mer info finns på Hjälp > Aktiviteter > Inställningar > Ekonomi & redovisning

Direktantagning, valbara mallar och avvikande e-post vid anmälan

Det är nu möjligt att ställa in så att den som anmäler sig blir antagen direkt vid anmälan. Detta kan vara praktiskt i samband med förnyelse av tävlingslicens och andra typer av aktiviteter/beställningar som inte behöver kontrolleras innan antagning.

För aktiviteter som inte hanteras av samma person/avdelning som övriga anmälningar kan man nu ange en avvikande e-postadress för just den aktiviteten. För att det skall slå igenom även i de mallar ni själv skapat måste den nya fältkoden {ACTIVITY:EMAIL} användas istället för den gamla fältkoden {ORG:REG_EMAIL}. Den gamla fältkoden fungerar visserligen fortfarande men resulterar alltid i samma standard-e-postadress för automatgenererade mejl.

Med hjälp av de nya alternativen är det t ex möjligt att skapa aktiviteter som passar utmärkt för registrering av medlemskap eller beställning av tävlingslicens.

Mer info finns på Hjälp > Aktiviteter > Inställningar > Avancerade alternativ

Anmälan till aktiviteter från fler webbläsare

Det är nu möjligt att anmäla sig till aktiviteter genom SwingWeb utan att javascript behöver köras i webbläsaren. För det allra flesta medför detta ingen som helst skillnad eftersom nästan alla webbläsare hanterar javascript men för ett liten andel användare blir det nu enklare att anmäla sig. Liksom tidigare är det inte heller nödvändigt att tillåta så kallade kakfiler (cookies) för att kunna anmäla sig. Att webbläsaren hanterar både javascript och kakfiler är dock ett krav för att kunna logga in i till admin-delen SwingWeb.

Nytt är också att den som anmäler sig nu nu måste bekräfta sin e-postadress genom att skriva den ytterligare en gång. Detta för att minska risken för felskrivningar.

Valbar prenumeration på e-postlistor för gruppmedlemmar

Tidigare inkluderades alltid alla aktuella medlemmar i en grupp i en eventuell e-postlista kopplad till gruppen. Nu styrs det istället initialt av personens allmänna val för mängden utskick. Har någon undanbett sig från att få information så inkluderas personen inte heller i e-postlistor personen blir medlem i. Efter att personen blivit medlem kan dock detta ändras för den enskilda gruppen via inställningarna för personens gruppmedlemskap.

Sökning efter telefonnummer och adress

Nu sparas telefon- och adressuppgifter i databasen på ett standardiserat datavänligt format och visas sedan i en vanlig lättläst form för användaren. Det innebär att uppgifterna nu är sökbara vilket också används i adressboken, i duplikatidentifiering liksom för att i samband med enskilda personer automatiskt visa en lista över relaterade individer (personer med samma e-post, telefonnummer eller gatuadress).

Sökningen är också förbättrad så även tidigare efternamn (flicknamn) inkluderas i sökningen om sådant finns registrerat. Det gör det lättare att hitta personer även om man inte känner till att de bytt efternamn. Likaså inkluderas både folkbokfört förnamn och eventuellt smeknamn vid en namnsökning i adressboken.

Validering av personnummer

Det är inte längre möjligt att spara ofullständiga eller uppenbart felaktiga personnummer. Personnumret måste innehålla exakt tio siffror där de sex första siffrorna skall innehålla ett giltigt och rimligt historiskt datum och den tionde och sista siffran måste vara en korrektsiffra beräknad från de andra siffrorna.

Inmatningen kan ske i olika format men personnumret sparas i ett standardformat och visas som tio siffror. Undantaget är personer som inte kommer från Sverige där personnumret (eller motsvarande) kan skrivas in i godtyckligt format och också sparas och visas på samma format som det skrivs in.

För att kontrollera vad sista siffran i ett personnummer skall vara kan ni kika på sidan OCR- och personnummer

Förbättringar i tävlingsmodulen

Uppflyttningspoäng behöver inte längre matas in då resultat registreras eftersom de nu beräknas automatiskt.

Om man skapar en grupp av typen "Tävlingsansvariga" (kan väljas i gruppinställningarna) så kommer kontaktuppgifterna  för den person som står som aktuell ägare för gruppen att skrivas ut på anmälningsblanketter till tävlingar som hämtas ut från SwingWeb.

2007-10-25 Dokumentarkivet i ny version

Dokumentarkivet har funnits under en längre tid men tidigare varit ganska dold inuti avdelningen "Under utveckling". Nu har det fått mer funktionalitet och flyttats in under den vanliga sidnavigeringen.

2007-10-23 Utskickshanteringen med full historik

Nu sparas samtliga utskick i meddelandeloggar. Tidigare enskilda massutskick kan även återanvändas som mallar för nya utskick.

2007-09-02 Fler namnalternativ

Tidigare fanns endast möjlighet att registrera för- och efternamn. Nu finns tre nya namnfält, nämligen:

• Smeknamn
• Födelsenamn (flicknamn)
• Fullständigt namn

Anledningen till att SwingWeb nu skiljer på smeknamn och fullständigt namn är bland annat för att kunna specificera vad vi egentligen menar med förnamn och därigenom få det inmatat likadant varje gång och undvika bildandet av duplikat. Genom att undvika smeknamn i fältet för förnamn så blir det också lättare att hämta in information från externa register, som t ex www.hitta.se eller indirekt från Folkbokföringen via t ex www.ratsit.se, om man undviker smeknamn i det vanliga namnfältet.

Smeknamn sparas istället i ett eget fält och används i samband med t ex hälsningsfraser i automatgenererade meddelanden.

Motivet till att kunna registrera fullständigt namn är för att göra det enklare att skilja mellan olika individer. Det finns hos flera organisationer personer med samma för- och efternamn som är födda samma datum och där personnummer saknas i systemet. Individerna kan då skiljas åt genom fullständigt namn som ofta kan återfinnas via telefonnummer/adress från Hitta.se eller Ratsit.se.

Födelsenamn (flicknamn) underlättar då man vill jämföra data med gamla dokument/register utanför SwingWeb då efternamnet har ändrats efter att det lades in i systemet.

2007-09-02 Texter och information i samband med anmälan till aktiviteter

Smärre modifieringar har gjorts i anmälningsformuläret för att underlätta arbetsflödet för dem som handläggar anmälningarna.

• Vi namnfältet i anmälningsformuläret påpekas att smeknamn inte skall användas som förnamn. Detta för att de som anmäler inte omväxlande skall använda det ena eller det andra eftersom det hindrar systemet från att känna igen och knyta personer till tidigare registrerade data. Under personuppgifter i anmälan finns istället möjlighet att ange ett smeknamn.
• I webbformulären för anmälan och intresseanmälan är texten "Frågor eller kommentarer i samband med anmälan" ändrad till "Eventuella upplysningar i samband med anmälan". Motivet är att den nya texten inte på samma sätt förespeglar/utlovar att de som hanterar anmälningarna snabbt kommer att svara på eventuella frågor lämnade i samband med anmälan.

2007-09-02 Registrering av dödsfall i personregistret

I händelse av att en person med koppling till organisationen avlider bör detta registreras inom systemet så att inte information om kommande aktiviteter, betalningspåminnelser eller annat oavsiktligt skickas till den adress som fanns knuten till personen. Ibland kan personen plockas bort helt från adressboken men det är inte alltid önskvärt eller ens möjligt. Om det till exempel finns ekonomiska transaktioner eller tävlingsresultat kopplade till individen är dessa ofta låsta och kan därmed inte plockas bort. Har personen varit hedersmedlem eller fått andra utmärkelser kan det också vara värdefullt för de efterlevande att den informationen finns kvar.

Under redigera individer finns därför nu två nya fält,. Det första är en kryssruta om att personen är avliden och det andra är ett fält där man kan tala om vilket datum personen avled om den informationen finns tillgänglig.

2007-05-14 Ny tävlingsmodul utvecklas

Efter förfrågan från många organisationer inom SwingWeb kommer en tävlingsmodul på att tas fram. Modulen är generellt byggd och skulle kunna tillämpas på tävlingar inom olika sporter även om det är för danstävlingar inom DSF som modulen initialt kommer att användas.

2007-02-11 Utbildningsdag 25 mars 2007

Indelad i block för att passa både organisationer som redan utnyttjar SwingWeb liksom organisationer som ännu inte gått med men som vill veta mer.

2007-02-11 Varningsflaggor vid dubbelanmälan

Om en person är anmäld till samma aktivitet flera gånger visas både i deltagarlistor och i den enskilda anmälan en varningsflagga i rött.

2007-02-11 Radera eller korrigera transaktioner i preliminära verifikat

Finns nu tydligare beskrivet i dokumentationen
Hantering av verifikat

2007-02-11 Automatisk hantering av förutbetalda medlems- och aktivitetsavgifter

Förutsatt att nödvändiga konton lagts upp så klarar systemet nu av att på egen hand bokföra förutbetalda aktivitets- och medlemsavgifter. Detta ger direkt ett mer rättvisande ekonomiskt resultat samtidigt som man slipper manuella ombokningar i samband med årsbokslut.
Förutbetalda avgifter

2007-02-11 Betald kursavgift direkt från bokföringen

Nu liksom tidigare finns till varje anmälan ett informationsfält som visar den sammanlagda betalningen som registrerats för anmälan. Detta ligger också till grund för utsökning/markering av förfallna betalningar mm. Tidigare uppdaterades detta fält endast i samband med att en betalning registrerades via kursadministrationen vilket fungerar bra så länge all betalningsregistrering sker därigenom. Det är ju dock möjligt att registrera/korrigera inkomna betalningar direkt via bokföringsmodulen och tidigare har en sådan ändring alltid medfört att det bokförda beloppet och beloppet som visas i anmälan har hamnat i osynk. I och med uppdateringen så hämtas informationen om hur mycket som betalts för en viss anmälan istället direkt från bokföringen, oavsett om ändringen gjorts via anmälningsadministrationen eller bokföringsmodulen. I de fall det tidigare fanns en missmatch mellan bokförd betalning och betalfältet i anmälan så skickas en lista med dessa anmälningar till respektive organisation så att dessa kan korrigeras.

2006-04-10 Fler statuslägen på anmälningar

Det går nu att i deltagarlistor markera fler statuslägen, t ex avanmäld, avhoppad, ej fått plats, ej godkänd mm. Mer info om statuslägen

2006-03-12 Kursanmälan utan krav på kakor

Tidigare krävdes det för att webbanmälan skulle fungera att webbservern kunde spara och läsa så kallade kakfiler (cookies) på datorn hos den som anmälde sig. Detta påverkade uppskattningsvis 2% av alla som försökte anmäla sig.

Fortfarande finns dock begränsningar om inte kakfiler kan utnyttjas. T ex om den som anmäler sig hoppar till en helt annan sida under pågående anmälan måste personen normalt börja om från början med anmälan (att försöka komma runt detta är direkt olämpligt ut integritetssynpunkt).

2006-03-06 Länk till betalningsvillkor

Det är nu möjligt att länka till egna kurs- och betalningsvillkor samt kräva att den aktivt måste godkännas innan webbanmälan kan slutföras. Mer om villkor

2006-02-28 Automatgenererade kvitton

När betald kurs- eller medlemsavgift registreras skickas som standard automatiskt ett kvitto till den individ betalningen avser. Det är även möjligt att i efterhand skicka kvitto för betalning av kursavgift.

2006-02-27 Större massutskick möjliga

Tidigare var det bara möjligt att skicka ett hundratal individualiserade e-post-meddelanden samtidigt. Genom att vi från vårt webbhotell fått en utökad max exekveringstid på servern har detta nu kunnat höjas till drygt 1000 mejl.

2006-02-26 Utförligare data över affärshändelser

För att kunna visa kontoöversikt eller visa alla affärshändelser kopplade till specifika individer, aktivitetskategorier, kurser och kursanmälningar sparas nu automatiskt mer data tillsammans med varje registreras affärshändelse. Utdata i form av rapporter kommer att skapas efter hand.